Generalidades y características de un software contable en una empresa.

Generalidades y características de un software contable en una empresa.

Objetivo Los objetivos del software contable se orientan a la obtención de datos y realización de balances y datos, por un lado, y por el otro a la creación y realización de cálculos contables y facturaciones. Dentro de un software para contabilidad de costes y facturación fiscal podemos encontrar los siguientes objetivos:

• Un software de gestión contable facilita la organización y planificación de pasos y procesos de una estrategia de negocio.
• Puede ofrecer información de todo tipo, útil para el manejo de recursos de la empresa. Pueden establecer precios, estimaciones y previsiones
• Brinda diversos balances y valoraciones sobre los movimientos, recursos financieros y previsiones.
• Toma de decisiones rápida y segura, de diversos aspectos de la empresa.
• Realiza el seguimiento de los gastos e ingresos, compara y analiza estos datos.
• Mejora el flujo de trabajo y optimiza las tareas contables.
• Actualiza y aplica las actualizaciones fiscales de todo tipo, como impuestos y tributos.
• Simplifica y agiliza procesos contables, mejora el uso de recursos y reduce costes y tiempo.
• Disminuye errores humanos en acciones y cuentas manuales.

El repertorio de objetivos de los programas de administración y contabilidad son diversos y pueden ser diferenciados dependiendo las necesidades de los usuarios, cada empresa debe de fijar los objetivos que desea lograr con la instalación de estos tipos de software de contabilidad, así podrá configurar el sistema para lograrlos, trazando una ruta de logro y esclareciendo los procesos.

 INTRODUCIÓN

¿Qué es el software contable?

El software contable es una herramienta informática diseñada para facilitar la gestión de las finanzas y contabilidad de una empresa. Permite automatizar tareas como la facturación, el registro de ingresos y gastos, la generación de informes financieros, entre otros procesos clave para mantener el control de las operaciones financieras.

Los principales softwares de contabilidad, como Contasol, ALTAI, Sage, Visionwin, etc., han logrado revolucionar la gestión en empresas de todo tamaño y todo tipo.  Estos tipos de software para contabilidad y finanzas suelen ser sencillos, por lo que todos pueden utilizarlos, incluso si se trata de un autónomo o alguien no versado en las finanzas.

DESARROLLO 

¿Cómo funciona un software contable?

Los softwares utilizados en contabilidad, actualmente, son casi imprescindibles en las empresas, ya que su funcionamiento ayuda a la gestión, control y supervisión de la información contable. Estos sistemas contables computarizados se deben de adaptar a las necesidades de tu emprendimiento y/o empresa, y debe permitir el total control y manejo de los aspectos financieros.

Los mejores programas contables son aquellos que dentro de su funcionamiento pueden simplificar y unificar el trabajo de todas las áreas y sus respectivos trabajos, permitiendo mejorar la productividad y el rendimiento. Además, un software contable es capaz de facilitar la realización de las tareas, los objetivos y procesos contables, fiscales, legales y facturables.

Un software administrativo contable y fiscal, asimismo, funciona posibilitando el acceso, manejo y movilidad de los usuarios que ingresan al programa, por lo que permite su uso en cualquier lugar y en cualquier tiempo. Así como también, cumple con la personalización, adaptación y configuración a tu empresa, según las necesidades específicas de la organización, otro punto dentro de su funcionamiento es el poder tener actualizaciones constantes y permitir el trabajo en tiempo real.

Funciones de un software de Contabilidad

Un software de contabilidad y finanzas suele tener diferentes funciones, que pueden ser configuradas y adaptadas a la necesidad, sector, tamaño y tipo de empresa a la que se le implante. Existen diferentes tipos de software para contabilidad, pero todos ellos deben cumplir las funciones generales, sin importar que tipo de software sea. Entre las funciones de los softwares de contabilidad y gestión podemos encontrar:

• El sistema contable en una empresa puede registrar, almacenar, categorizar, organizar y sistematizar todo tipo de operaciones y datos contables de forma óptima y segura.
• Es personalizable, configurable y adaptable a cada necesidad y objetivo. Crece con la empresa y evoluciona con ella.
• Registra, actualiza y carga datos de compras y ventas, comprobantes y facturas a la base de datos de forma masiva y simultánea.
• Se integra a otras herramientas, como el sistema de facturación electrónica u otros programas de asistencia.
• Genera reportes periódicos contables y en tiempo real, además de almacenar información contable como el libro mayor, balances, resultados, gráficos, estadísticas, etc.
• Asocia información y planes a clientes y cuentas.
• Realiza transacciones y movimientos de manera automática, previamente programadas.
• Registra y reutiliza información contable sobre transacciones y movimientos.

Los softwares de gestión contabilidad, suelen cumplir con todos estos requisitos en cuanto a sus funciones. Posiblemente la contabilidad de una empresa menor tenga menos requerimientos, sin embargo, debe cumplir como mínimo con estas funciones dentro de la capacidad de pequeña empresa.

¿Qué tener en cuenta al escoger un programa contable?

Algunos de los factores clave a considerar son la compatibilidad con múltiples empresas y usuarios, facilidad de uso y la capacidad para generar informes contables; es esencial para garantizar una gestión financiera eficiente.

Además, es vital que el software permita una configuración modular y opciones de escalabilidad, para adaptarse al crecimiento de tu empresa. También es esencial que el software tenga funciones de automatización de tareas y un sistema seguro para el almacenamiento de datos.

Es crucial considerar varios factores antes de tomar una decisión:

• Sencillez: La contabilidad puede ser compleja, por lo que es vital que el software simplifique y automatice los procesos, facilitando su comprensión y uso.
• Precio: Existen opciones gratuitas y de pago. Es fundamental evaluar la relación calidad-precio y determinar qué solución ofrece las características necesarias para tu negocio.
• Escalabilidad: El software debe adaptarse al crecimiento de tu empresa, ofreciendo soluciones que se ajusten a las necesidades cambiantes.
• Servicio técnico: Es esencial contar con un soporte técnico eficiente y accesible para resolver dudas o problemas.
• Integración con otras aplicaciones: La capacidad de integrarse con otras herramientas, como Excel o CRM, puede ser una ventaja significativa.

Características de un Software ContableGestión contable

Un software de contabilidad se encarga de la gestión contable de una empresa. Con un software de contabilidad puedes registrar las entradas de cuentas por pagar y cobrar. La información registrada se actualizará diariamente y se transferirá de forma automática al libro mayor. Un software contable mantendrá actualizado el libro mayor para facilitar la creación de informes, balances, estados de pérdidas y ganancias, etc.

• Facturación

Hay programas de contabilidad que separan la facturación en un módulo aparte y también existen programas de contabilidad que integran la contabilidad y facturación en un solo módulo para un análisis financiero completo. El programa de contabilidad te ayudará a contabilizar facturas y personalizarlas de acuerdo a las necesidades de tu empresa. Con el módulo de facturación puedes emitir facturas, albaranes, presupuestos, y mucho más. Esta funcionalidad permite gestionar las ventas, compras y deudas de los clientes para que puedas llevar el control de todos los movimientos de tu negocio.

• Integración fácil

El software de contabilidad tiene la facilidad de integrarse a sistemas ERP o CRM. Por lo general, una empresa cuenta con un sistema ERP para administrar la mayoría de áreas de su negocio. No obstante, hay empresas que también necesitan integrar un software contabilidad que se encargue de las operaciones más complejas del área financiera y contable. Por esta razón, es importante que el software para contabilidad sea capaz de integrarse con un sistema ERP o CRM.

• Acceso multiusuario

El software de contabilidad puede permitir el acceso a múltiples usuarios. El administrador otorgará los permisos para que los usuarios accedan a la información y realicen cambios. Existen programas de contabilidad que permiten la invitación a un número ilimitado de usuarios. Del mismo modo, hay softwares de contabilidad que solo permitirán un número determinado de usuarios de acuerdo al plan o servicio adquirido.

• Funciona en la nube

Si bien no todos los programas de contabilidad se basan en la nube. Es importante considerar esta característica en un programa contable. La tecnología cloud puede ayudar a facilitar el acceso a los datos desde cualquier lugar, reducir riesgos de pérdida de información, agilizar los procesos, aumentar la productividad, entre otros beneficios. Un programa en la nube puede integrarse con otras soluciones y plataformas, todo dependerá de la flexibilidad del programa. Sin duda, es necesario considerar este aspecto en un programa de contabilidad.

Beneficios de un software de contabilidad

• Automatiza los procesos

Un software de facturación y contabilidad puede ayudarte a automatizar los procesos más repetitivos de tu negocio. Por ejemplo, el sistema de gestión contable se encargará de tareas como la creación de facturas por ventas, seguimiento de transacciones y recordatorios de pagos. Un software de contabilidad se puede configurar para la automatización de tareas, existen programas con más flexibilidad que otros, pero la mayoría comparten esta cualidad. Cabe resaltar, que gracias a su capacidad de integración con bancos y otras plataformas los procesos se agilizarán con más facilidad.

• Evita errores en la contabilidad

Debido a la precisión de los programas contables es posible evitar errores a tiempo y tener un registro contable preciso. El software de contabilidad te informará a diario si las entradas ingresadas no cuadran. De esa manera, podrás detectar los errores antes de enviarlos. Un programa de contabilidad se encargará de actualizar y sincronizar los datos de los cambios que realices para prevenir confusiones. En definitiva, podrás llevar una contabilidad más precisa y organizar tus registros contables de forma conveniente.

• Ahorra dinero en la impresión

Gracias a los software de facturación y contabilidad puedes ahorrar el dinero que inviertes en la impresión de informes y facturas. El software de contabilidad te permite almacenar información financiera y contable en la nube. Por ejemplo: informes financieros, registros contables, asientos y mucho más. Dependiendo del programa, puedes guardar documentación en línea para que la revises en cualquier momento y lugar sin necesidad de imprimirla en físico.

Un software de contabilidad financiera también puede ayudarte en la creación de facturas. Podrás ahorrar tiempo y dinero al enviar facturas electrónicas a los clientes.

• Es colaborativo

Si eliges un software para finanzas y contabilidad en la nube la colaboración será más rápida. Ya no tendrás que imprimir la información o almacenarla en un USB para compartirla con tus compañeros de trabajo. El software para llevar contabilidad permite el acceso a la información en tiempo real a los empleados que estén registrados en la plataforma. Es posible crear un entorno colaborativo gracias a la información contable en línea.

• Es seguro

Los sistemas contables en la nube mantienen la información segura gracia a su alto nivel de encriptación. Además, un  software contable es responsable de realizar copias de seguridad en caso sea necesario recuperar información. Los datos que almacenes en la nube se mantendrán seguros y se sincronizarán con tus dispositivos en todo momento. Con un programa de contabilidad cloud no tendrás que preocuparte por la seguridad y permanencia de tus datos.

CONCLUSIÓN 

La contabilidad es una función vital en cualquier empresa, y la elección del software contable adecuado puede marcar la diferencia en la gestión financiera. Los programas contables modernos ofrecen soluciones integrales, desde la facturación hasta la generación de informes, facilitando y optimizando la contabilidad. Es esencial investigar y seleccionar la herramienta que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio. Te animamos a compartir tu experiencia y opinión en los comentarios, o aportar cualquier dato relevante que pueda ayudar a otros en su elección.

Beneficios del Software Contable

Implementar un software contable en tu negocio puede traer consigo una serie de ventajas significativas. Algunas de las principales ventajas incluyen:

• Automatización de tareas repetitivas, lo que ahorra tiempo y reduce errores humanos.
• Mayor precisión en los registros contables, facilitando la toma de decisiones basadas en datos precisos.
• Acceso rápido a información financiera actualizada, permitiendo una mejor planificación y control.
• Facilidad para cumplir con obligaciones fiscales y normativas contables, evitando posibles sanciones.

Desventajas del Software Contable

A pesar de sus numerosos beneficios, el software contable también puede presentar algunas desventajas que debes tener en cuenta antes de implementarlo en tu empresa. Algunas de las desventajas potenciales son:

• Costo inicial de adquisición e implementación, que puede resultar elevado para algunas empresas.
• Requerimiento de formación y capacitación para utilizar eficazmente todas las funciones del software.
• Posibles problemas de compatibilidad con otros sistemas informáticos ya en uso en la empresa.
• Riesgo de dependencia excesiva del software, lo que puede limitar la flexibilidad en la gestión contable.

BIBLIOGRAFÍA

• https://contabilidadblog.com/introduccion-al-software-contable-todo-lo-que-necesitas-saber/

• https://www.cronomia.com/software-contabilidad